Majelis KI Riau Pertanyakan Pengelolaan Arsip DPRD Riau
Pemohon meminta dokumen anggaran perawatan gedung, kebersihan, dan keamanan TA 2024–2026. Selain menyoroti arsip lama, majelis juga meminta pihak yang memiliki kewenangan mengambil keputusan hadir dalam mediasi.

BERMADAH.CO.ID, PEKANBARU — Ketersediaan dokumen dan kesinambungan pengelolaan arsip di lingkungan DPRD Provinsi Riau menjadi sorotan dalam sidang pemeriksaan awal sengketa informasi publik di Komisi Informasi (KI) Provinsi Riau, Selasa (20/10/2026).
Dalam persidangan tersebut, pihak termohon mengakui mengalami kendala dalam menyediakan dokumen yang diminta pemohon. Pergantian pejabat, ketidaksinkronan pengelolaan arsip, hingga keberadaan salinan digital menjadi sejumlah persoalan yang mengemuka di hadapan majelis.
Sengketa informasi ini terdaftar dengan nomor Reg. 061/PSI/KIP-R/VIII/2026, antara Hari Jummaulana sebagai pemohon dan Atasan PPID Utama Pemerintah Provinsi Riau melalui Sekretariat DPRD Provinsi Riau sebagai termohon.

Sidang dipimpin Ketua Majelis Yulianti, didampingi anggota majelis Hasnah Gazali dan Ahmad Royhan Qodri. Pihak termohon diwakili M. Rais selaku kuasa dari PPID Pembantu DPRD Riau dan didampingi oleh Sri Mulyati Indrawani, Penelaah Teknis Kebijakan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) Provinsi Riau.

Anggaran Perawatan Gedung hingga Pembayaran Tenaga Kerja

Permohonan informasi yang diajukan Hari Jummaulana mencakup dokumen pengelolaan anggaran perawatan gedung dan fasilitas, serta kegiatan kebersihan dan keamanan di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Riau untuk Tahun Anggaran (TA) 2024, 2025, dan 2026.
Dokumen yang diminta antara lain meliputi dokumen perencanaan anggaran, rincian penggunaan anggaran, daftar pekerjaan perawatan, nama penyedia jasa, nilai kontrak, laporan realisasi pekerjaan, hingga dokumen serah terima pekerjaan.

Selain itu, pemohon meminta informasi terkait pelaksanaan kegiatan kebersihan dan keamanan, termasuk jumlah tenaga kerja, pembagian lokasi penempatan, sistem kerja, standar upah, mekanisme pembayaran, dokumen pendukung pembayaran, serta rekapitulasi absensi tenaga kerja.

Dalam surat permohonannya, Hari menyatakan informasi tersebut diperlukan untuk menjalankan fungsi kontrol sosial dan kegiatan jurnalistik, khususnya untuk menelusuri kesesuaian antara perencanaan anggaran, pelaksanaan kegiatan, dan kondisi riil di lapangan.

Termohon Akui Kesulitan Menelusuri Dokumen
Dalam keterangannya di persidangan, M. Rais menyampaikan bahwa pihaknya menghadapi kesulitan menelusuri dokumen yang dimohonkan, terutama dokumen tahun 2024 dan 2025.
Ia mengaku telah menyampaikan persoalan tersebut kepada kepala bagian dan atasan langsung, serta berupaya mencari dokumen di gudang arsip.

“Permasalahan ini berkaitan dengan dokumen lama tahun 2024–2025. Kami sebagai pengelola sudah menyampaikan kepada pimpinan bahwa substansi permohonan ini berkaitan dengan dokumen. Kami juga sudah berupaya mencarinya di gudang,” ujar Rais dalam persidangan, Selasa (20/10/2026).

Menurut Rais, pergantian pejabat dari pejabat lama kepada pejabat baru turut menjadi kendala karena pengelolaan dokumen disebut belum sinkron. Kondisi tersebut, menurut keterangannya, membuat pencarian arsip belum berjalan maksimal.

Ia juga menyatakan bahwa pihaknya akan berupaya menyiapkan dokumen tahun 2024–2025, sedangkan dokumen tahun 2026 belum dapat diberikan.

Majelis Soroti Pelaksanaan Fungsi PPID
Persoalan tersebut tidak berhenti pada belum tersedianya dokumen. Majelis juga mempertanyakan pelaksanaan fungsi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan badan publik yang menjadi termohon.
Menjawab pertanyaan majelis mengenai fungsi PPID, Rais menyebut adanya pergantian pejabat dan perubahan dalam pengelolaan dokumen. Ia menyampaikan bahwa berkas lama disebut dokumen tersebut tidak ada sehingga pejabat yang baru harus memulai pengelolaan dari awal.

“Dalam arti tidak ada itu, antara pptk lama dan pptk baru ini tidak sinkron juga, sehingga tadi pagi arahan kabag ke saya untuk kita tetap melakukan mediasi sambil kami menyiapkan dokumen dokumen yang diminta pemohon,” kata Rais.

Pernyataan tersebut menjadi salah satu poin penting dalam persidangan karena berkaitan dengan keberlanjutan administrasi dan kemampuan badan publik menelusuri arsip yang dibutuhkan masyarakat.
Pergantian pejabat merupakan bagian dari dinamika organisasi. Namun, pengelolaan dokumen institusi perlu tetap berjalan secara berkesinambungan agar pelayanan informasi publik tidak terhambat ketika terjadi pergantian personel.

Karena itu, persoalan yang muncul dalam persidangan ini menimbulkan pertanyaan mengenai bagaimana sistem penyimpanan, serah terima, dan penelusuran dokumen dijalankan di lingkungan DPRD Riau.

Salinan Digital Masih Ditelusuri

Majelis juga mempertanyakan kemungkinan dokumen yang dimohonkan tersedia dalam bentuk salinan digital atau soft copy.
Menanggapi hal tersebut, Rais menjelaskan bahwa dirinya telah menyampaikan kepada bagian arsip agar dokumen yang dimaksud ditelusuri kembali. Namun, menurut keterangan yang diterimanya, dokumen tersebut masih berada dalam kelompok arsip lama yang tersimpan di gudang.

“Kalau secara dokumen soft copy, saya sudah menyampaikan ke bagian arsip, tetapi arsip menyampaikan bahwa dokumen itu masih dalam bentuk arsip lama di gudang,” ujar Rais.

Keterangan tersebut menunjukkan bahwa keberadaan salinan digital masih memerlukan penelusuran lebih lanjut. Pencarian tidak hanya berkaitan dengan arsip fisik, tetapi juga kemungkinan dokumen dalam bentuk digital yang tersimpan dalam sistem atau media penyimpanan sebelumnya.

Kepastian mengenai keberadaan dokumen menjadi penting agar badan publik dapat memberikan penjelasan kepada pemohon mengenai status dokumen dan upaya pencarian yang telah dilakukan.

Ketua Majelis Minta Perwakilan Berwenang Hadir dalam Mediasi

Selain persoalan dokumen, persidangan juga membahas kesiapan para pihak menghadapi tahapan mediasi. Ketua majelis menekankan pentingnya kehadiran pejabat atau perwakilan yang memiliki kewenangan mengambil keputusan agar proses mediasi tidak terkendala persoalan kewenangan.

Saat menawarkan mediasi, ketua majelis meminta agar Sekretaris DPRD atau pejabat yang memiliki kewenangan mengambil keputusan dapat hadir. Jika Sekretaris DPRD tidak dapat menghadiri mediasi, majelis menyarankan agar pejabat lain yang memiliki kewenangan tersebut dapat mewakili.

“Jadi, yang bisa mengambil keputusan. Jangan nanti mediasi yang datang tidak bisa mengambil keputusan lagi,” ungkap ketua majelis.

Menanggapi hal tersebut, Rais menjelaskan bahwa penentuan pihak yang diberi kuasa merupakan kewenangan PPID Utama. Menurutnya, surat kuasa ditandatangani oleh Sekretaris Daerah selaku PPID Utama, sedangkan pihak PPID pelaksana menyesuaikan dengan nama yang tercantum dalam surat kuasa.

“Kalau terkait kuasa, yang berhak menentukan itu PPID Utama. Karena kuasa itu yang menyuratkan, tanda tangan Pak Sekda sendiri selaku PPID Utama. Kalau kami di PPID pelaksana, karena surat kuasanya kepada saya atau kepada kepala bagian saja, maka kepala bagian yang hadir,” jelas Rais.

Diskominfotik Jelaskan Mekanisme Penentuan Kuasa

Penjelasan Rais kemudian mendapat tanggapan dari Sri Mulyati Indrawani, Penelaah Teknis Kebijakan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik (Diskominfotik) Provinsi Riau.
Sri Mulyati menjelaskan bahwa pihaknya menyurati untuk setiap nomor registrasi sengketa, meminta penetapan nama pihak yang diberi kuasa. Menurutnya, Diskominfotik tidak menentukan secara langsung siapa yang akan menjadi kuasa dalam persidangan.
Pihaknya, kata Sri Mulyati, menerima surat balasan dari PPID pelaksana yang mencantumkan nama-nama pihak yang diberi kuasa.

“Untuk kuasa itu, setiap register kami langsung menyurati (PPID Utama), menyurati langsung siapa nama yang dikuasakan. Kami tidak bisa menentukan siapa orangnya, karena keputusan ada di PPID pelaksana. Kami menerima surat balasan dari PPID pelaksana tentang siapa nama-nama yang diberi kuasa,” jelas Sri Mulyati.
Ketika majelis meminta penegasan mengenai apakah nama-nama tersebut diajukan oleh OPD pelaksana selaku pihak yang berkepentingan dalam perkara, Sri Mulyati membenarkan hal tersebut.

Ia juga menegaskan bahwa pihak yang ditunjuk sebagai kuasa sebaiknya memiliki kewenangan mengambil keputusan, sehingga pembahasan dalam mediasi tidak terhambat oleh keterbatasan kewenangan perwakilan.

“Sudah saya sarankan. Sudah saya bilang, kami mohon untuk nama kuasa itu yang bisa mengambil keputusan. Kalau PPID Utama hanya sebagai pengganti, bukan sampai mengambil kebijakan,” ujar Sri Mulyati.

Pembahasan mengenai kewenangan perwakilan ini menjadi bagian penting dalam persiapan mediasi. Kehadiran pihak yang memahami substansi persoalan sekaligus memiliki kewenangan mengambil keputusan diharapkan dapat membantu para pihak membahas penyelesaian sengketa secara efektif.
Keterbukaan Informasi dan Akuntabilitas Arsip
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik memberikan landasan bagi masyarakat untuk memperoleh informasi publik sesuai ketentuan yang berlaku. Di sisi lain, badan publik berkewajiban menjalankan pelayanan informasi dan pengelolaan dokumentasi secara bertanggung jawab.

Dalam konteks sengketa ini, persoalan ketersediaan dokumen perlu dilihat berdasarkan fakta persidangan, termasuk upaya pencarian yang telah dilakukan, status arsip yang dimohonkan, serta penjelasan dari badan publik terkait.

Belum ditemukannya dokumen tidak dengan sendirinya membuktikan adanya pelanggaran. Namun, keadaan tersebut memerlukan penjelasan yang dapat dipertanggungjawabkan, terlebih ketika dokumen yang diminta berkaitan dengan perencanaan dan pelaksanaan anggaran badan publik.

Majelis memiliki kewenangan untuk menilai keterangan dan bukti yang disampaikan para pihak dalam proses penyelesaian sengketa informasi.

Dalam persidangan tersebut, pihak termohon menyatakan akan berupaya menyiapkan dokumen tahun 2024–2025. Sementara itu, keberadaan salinan digital dan status dokumen tahun 2026 masih memerlukan kejelasan lebih lanjut.

Setelah pemeriksaan awal, perkara sengketa informasi ini selanjutnya akan diagendakan untuk memasuki tahap mediasi dalam waktu dekat. Tahapan tersebut diharapkan dapat membuka ruang bagi para pihak untuk membahas penyediaan dokumen, memperjelas status informasi yang dimohonkan, serta mengupayakan penyelesaian sengketa sesuai ketentuan yang berlaku.(***)

Berita Terkait

• Penanggulangan Karhutla di Wilayah Koramil 02/Sungai Apit Rabu 21 Oktober0
• Selasa 21 Oktober, Babinsa Koramil 02/SA Komsos dan Sosialisasi Nilai-Nilai Pancasila0
• Pemkab Pelalawan Libatkan GTRA Provinsi Ukur Ulang Lahan PT THIP0
• Bupati Afni Gandeng LTKL Dorong UMKM Siak Naik Kelas Jadi Industri0
• DPD Partai Golkar Siak Gelar Ziarah Makam Pahlawan, Santunan Anak Yatim dan Pembagian Sembako0
• Kapolres Pelalawan Tegaskan Siaga dan Responsif!0
• Polres Pelalawan Kumpulkan 38 Kantong Darah di HUT ke-75 Humas Polri0
• Kapolres Pelalawan - Wartawan Silaturahmi, Komunikasi Terbuka Jadi Kunci Sinergi Polri dan Pers0
• Perumda Tuah Sekata Diminta Serius Tindak Lanjuti Rekomendasi BPKP0
• SF Hariyanto Gubernur Pertama di Indonesia Raih Gelar ASEAN Engineer pada CAFEO ke-44 di Bandung0

Berita Populer

• DR Karmila Sari Dorong Pengembangan SMAN Olahraga Riau
• Penanggulangan Karhutla di Wilayah Koramil 02/Sungai Apit, Jumat 8 November
• Luncurkan Implementasi Layanan Elektronik se-Bali,Menteri AHY:BPN Siap Layani Masyarakat MakinCepat
• Penangkapan Jaringan Internasional Narkoba di Riau, Empat Tersangka Ditangkap
• Bangun Literasi Masyarakat Lewat Program Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial
• Festival Pilkada Riau 2024
• 382 Personil Polri Diterjunkan untuk Pengamanan TPS Pilkada di Kabupaten Pelalawan
• Wisuda Unisi 2024, Momen Keberhasilan dan Harapan Baru bagi Lulusan
• Perubahan Tradisi Perkawinan Suku Petalangan di Desa Palas, Kecamatan Pangkalan Kuras, Pelalawan
• Rombongan Kajati Riau Monev di Kejari Pelalawan